Kapan lembar kerja perlu diganti aplikasi internal?

Klien koperasi dan sekolah sering bertanya apakah mereka perlu aplikasi. Jawaban jujur saya: sering kali belum. Lembar kerja bersama yang rapi sudah sangat membantu. Tapi ada titik ketika biaya kesalahan lebih mahal daripada biaya membangun aplikasi.

Tiga tanda

• Lebih dari 3 orang mengubah data yang sama dan sering terjadi tumpang tindih.
• Perlu hak akses berbeda, mis. petugas loket tidak boleh mengubah data pinjaman.
• Perlu jejak perubahan untuk pemeriksaan, seperti RAT atau audit yayasan.

Mulai dari tabel yang benar

Sebelum menulis satu baris antarmuka, saya memetakan data ke tabel. Contoh sederhana untuk simpanan anggota:

CREATE TABLE simpanan (
  id          INTEGER PRIMARY KEY,
  anggota_id  INTEGER NOT NULL REFERENCES anggota(id),
  jenis       TEXT NOT NULL CHECK (jenis IN ('pokok', 'wajib', 'sukarela')),
  jumlah      INTEGER NOT NULL CHECK (jumlah > 0),
  tanggal     DATE NOT NULL,
  dicatat_oleh INTEGER NOT NULL REFERENCES petugas(id)
);

Kolom dicatat_oleh terlihat sepele, tapi justru inilah yang membuat pengurus tenang saat ada selisih angka.