Buku kas yang cuma tiga kolom

Minggu lalu saya duduk di bangku plastik sebuah kedai sarapan di Tirtasari, menunggu pemiliknya, Bu Wartini, selesai melayani antrean. Di samping laci uangnya ada buku tulis bersampul batik yang sudutnya sudah melengkung. Saya kira itu buku resep. Ternyata buku kas, dan isinya hanya tiga kolom: masuk, keluar, dan satu kolom sempit berjudul "kenapa".

Saya sudah melihat banyak catatan usaha kecil, dan hampir semuanya bernasib sama. Dimulai dengan semangat pada awal bulan, lengkap dengan dua belas kolom, kode warna, dan rumus. Pada minggu kedua kolomnya mulai bolong. Pada minggu keempat bukunya pindah ke bawah tumpukan nota. Buku Bu Wartini sudah berjalan empat tahun tanpa putus lebih dari tiga hari.

Kenapa tiga kolom bertahan

Alasannya sederhana: buku itu bisa diisi sambil berdiri. Setiap kali uang berpindah tangan dalam jumlah yang berarti, ia menulis satu baris. Tidak ada kategori yang harus dipilih, tidak ada saldo yang harus dihitung saat itu juga. Penjualan harian ia tulis sekali saja ketika tutup, sebagai satu angka. Belanja pasar ditulis sepulang dari pasar, juga satu angka.

Kolom ketiga adalah bagian yang paling saya sukai. Isinya bukan kategori, melainkan satu atau dua kata: "gas habis", "pesanan arisan", "hujan dari pagi", "anak sakit, tutup jam sepuluh". Dari kolom itulah ia tahu bahwa penjualan turun pada minggu ketiga bukan karena masakannya berubah, tetapi karena jalan di depan kedai digali selama enam hari.

“Saya tidak pintar hitung-hitungan. Tapi saya bisa baca tulisan saya sendiri, dan itu sudah cukup untuk tahu bulan ini saya capek karena apa.”

Catatan yang lengkap sering kalah oleh catatan yang selesai

Ada godaan untuk percaya bahwa pencatatan yang baik adalah pencatatan yang rinci. Padahal untuk usaha yang dijalankan satu atau dua orang, musuh utamanya bukan kurang rinci, melainkan berhenti. Catatan dua belas kolom yang berhenti pada tanggal sembilan tidak memberi tahu apa-apa tentang tanggal tiga puluh. Catatan tiga kolom yang penuh sampai akhir bulan memberi tahu hampir semua yang perlu Anda ketahui: berapa yang masuk, berapa yang keluar, dan cerita di antaranya.

Kalau suatu hari Anda merasa tiga kolom itu kurang, tambahkan satu kolom saja, lalu jalani sebulan. Bu Wartini pernah menambah kolom "utang pelanggan" dan menghapusnya lagi dua bulan kemudian, karena ternyata lebih mudah menulisnya di kolom "kenapa". Buku kas boleh berubah mengikuti cara kerja Anda. Yang tidak boleh adalah Anda yang harus berubah menjadi orang lain dulu sebelum sanggup mengisinya.

Coba minggu ini

Ambil buku tulis apa saja, atau buka lembar kerja kosong. Buat tiga kolom itu. Jangan menyalin catatan lama, jangan merapikan bulan lalu. Mulai dari hari ini, dan tulis hanya perpindahan uang yang menurut Anda berarti. Tetapkan sendiri batasnya, misalnya di atas dua puluh ribu rupiah, lalu catat sisanya sebagai satu angka penjualan saat tutup.

Satu peringatan kecil: pada hari ketiga atau keempat Anda akan tergoda merapikannya. Menambah garis, memberi warna, memisahkan belanja bahan dari belanja lain. Tahan dulu. Seminggu pertama tugasnya hanya satu, yaitu membuktikan bahwa Anda sanggup mengisinya tujuh hari berturut-turut.

Tujuh hari lagi, baca kolom ketiga dari atas ke bawah tanpa melihat angkanya. Saya berani bertaruh Anda akan menemukan setidaknya satu hal tentang usaha Anda yang selama ini hanya terasa, tetapi belum pernah tertulis. Kalau sudah, balas surat ini dan ceritakan apa yang Anda temukan. Saya membaca semuanya, meski membalasnya pelan-pelan.