Office Support
Resepsionis, pengemudi, office boy, dan kurir internal yang sudah diseleksi dan dibekali standar layanan kantor.
Untuk pekerjaan pendukung kantor, kami mencarikan orang yang cocok dengan budaya kerja Anda. Klien ikut mewawancarai kandidat akhir, sementara administrasi ketenagakerjaan dan penggantian saat berhalangan tetap menjadi tanggung jawab kami.
1Lingkup kerja
Termasuk
- Penerimaan tamu, pencatatan kunjungan, dan penerusan telepon
- Penyiapan ruang rapat, minuman tamu, dan perlengkapan presentasi
- Pengelolaan pantry dan permintaan alat tulis kantor
- Pengemudian kendaraan dinas dengan catatan perjalanan dan pemeriksaan harian
- Pengantaran dokumen dengan tanda terima
- Bantuan administrasi ringan: fotokopi, pemindaian, pengarsipan sederhana
Di luar lingkup
- Pengelolaan kas, pembayaran, atau transaksi atas nama klien
- Perjalanan luar kota bagi pengemudi tanpa pengaturan lembur dan akomodasi
- Pekerjaan inti klien yang memerlukan keahlian atau wewenang khusus
Pekerjaan di luar lingkup dapat dibahas sebagai tambahan dengan penawaran terpisah.
Posisi
- Resepsionis
- Menerima tamu, telepon masuk, dan surat-menyurat
- Pengemudi
- Mengantar pimpinan atau operasional, merawat kendaraan dinas
- Office boy / office girl
- Menyiapkan ruang rapat, pantry, dan keperluan harian kantor
- Kurir internal
- Antar dokumen antarkantor dan ke instansi
Pola shift: Umumnya 1 shift mengikuti jam kantor, 5 atau 6 hari kerja per minggu.
2Standar seragam & peralatan
Seragam & identitas
- Busana kerja rapi sesuai ketentuan klien, atau seragam perusahaan
- Tanda pengenal berfoto
- Resepsionis: blazer dan pedoman penampilan tertulis
- Pengemudi: kemeja seragam dan sepatu tertutup
| Peralatan | Disediakan oleh |
|---|---|
| Buku tamu / aplikasi pencatatan tamu Format mengikuti kebijakan klien | Sesuai kontrak |
| Lembar pemeriksaan kendaraan harian Diisi pengemudi sebelum berangkat | Perusahaan |
| Kendaraan dinas & bahan bakar Aset dan biaya operasional klien | Klien |
| Perlengkapan pantry Stok dipantau office boy, dibeli klien | Klien |
| Telepon kerja untuk pengemudi/kurir Opsional | Sesuai kontrak |
3Struktur pengawasan
Rasio supervisor
1 : 20
Satu koordinator layanan untuk paling banyak 20 staf. Arahan harian berasal dari penanggung jawab di kantor klien.
-
1.
Penanggung jawab klien
Arahan kerja harian sesuai uraian tugas
Setiap hari
-
2.
Koordinator layanan
Kunjungan, pengecekan kehadiran, dan penilaian sikap kerja
2 kali sebulan
-
3.
Manajer operasional
Tinjauan kinerja dan kebutuhan penggantian
Tiap 3 bulan
Hasil inspeksi dirangkum dalam laporan bulanan. Lihat contoh laporan bulanan.
4Pelatihan
| Materi | Durasi | Waktu pelaksanaan |
|---|---|---|
| Etika layanan dan komunikasi kantor | 1 hari | Sebelum penempatan |
| Penanganan telepon dan tamu (resepsionis) | 4 jam | Sebelum penempatan |
| Mengemudi aman dan pemeriksaan kendaraan (pengemudi) | 1 hari | Sebelum penempatan, diulang tahunan |
| Kerahasiaan informasi klien | 2 jam | Sebelum penempatan |
Program umum dan kepatuhan ketenagakerjaan dijelaskan di halaman Pelatihan & Kepatuhan.
5SLA penggantian personel
-
Staf berhalangan mendadak
Pengganti hadir hari kerja berikutnya
Resepsionis dan pengemudi pimpinan diprioritaskan pada hari yang sama
-
Cuti terencana
Pengganti siap sejak hari pertama
Dengan serah terima minimal setengah hari
-
Permintaan klien mengganti staf
Maksimal 7 hari kerja
Klien mewawancarai kandidat pengganti
-
Posisi baru di kontrak berjalan
Kandidat diajukan ≤ 7 hari kerja
Minimal dua kandidat per posisi
Target di atas adalah contoh standar layanan. Angka final mengikuti lampiran kontrak dan hanya berlaku di dalam wilayah layanan.
Butuh office support untuk lokasi Anda?
Ceritakan jenis layanan, jumlah lokasi, dan jam operasional. Kami jadwalkan survei, lalu mengirim proposal tertulis dengan rincian biaya.
Atau telepon kantor pusat (0281) 555-0188 (Senin–Jumat 08.00–17.00 · Sabtu 08.00–12.00).