Rapat yang Seharusnya Jadi Surat
Satu jam bicara, lima orang, dan satu keputusan yang bisa ditulis dalam empat kalimat. Saya mulai meminta empat kalimat itu lebih dulu.
Dimas Ardhana · Kerja · 1 menit baca (206 kata)
Selasa lalu saya ikut rapat daring satu jam dengan lima orang untuk memutuskan urutan bab sebuah buku panduan. Keputusannya, ketika akhirnya tercapai pada menit kelima puluh dua, bisa ditulis dalam empat kalimat. Sisanya adalah salam, sinyal putus, dan dua orang yang menjelaskan hal yang sama dengan kata-kata berbeda.
Saya tidak anti rapat. Ada hal yang memang hanya bisa selesai dengan suara: perselisihan, kabar buruk, perkenalan pertama. Tetapi sebagian besar rapat yang saya ikuti tahun ini adalah surat yang dibacakan pelan-pelan.
Sejak dua bulan lalu saya mencoba satu permintaan sederhana kepada setiap pengundang. Sebelum rapat, tolong kirim tiga hal secara tertulis: apa yang perlu diputuskan, pilihan apa saja yang ada, dan siapa yang berhak memutuskan. Kalau ketiganya bisa ditulis, sering kali jawabannya juga bisa ditulis, dan rapatnya batal dengan sendirinya.
Reaksi orang beragam. Seorang editor senior menganggap saya merepotkan. Seorang penulis muda malah berterima kasih, karena menulis tiga hal itu membuatnya sadar bahwa ia belum tahu apa yang mau ia tanyakan. Dari sebelas undangan, enam berubah menjadi surat. Lima sisanya tetap rapat, tetapi lebih pendek, sebab semua orang datang sudah membaca.
Menulis memang lebih lambat daripada bicara. Justru di situ gunanya. Orang yang harus menuliskan pertanyaannya terpaksa memikirkannya dulu, dan pertanyaan yang sudah dipikirkan biasanya separuh terjawab.